會議效率低下是現代職場人的普遍痛點。當人們說厭惡會議的時候，真正想表達的是討厭坐下來聽無休無止、毫無產出的會議。

 

這種會議員工鮮少討論手頭的議題，時間都浪費在議程之外的那些微不足道的，或者絕無達成共識的事情上了。

 

如何避免這一情況的發生？

 

01 確立會議目標：期望帶來什麼好處？

 

跟團隊成員討論“會議紀律”很有用。

 

我們建議從成員辯論開始，辯論的話題就是：“我們期望帶來什麼好處？” 這樣做能幫助員工想明白開會是要有特定目的的。

 

一些普遍的開會原因包括：

 

1）通過組會，我們可以了解其他同事負責客戶工作的相關情況，還有他們面臨的特定問題。

 

2）團隊成員可以向整個團隊做某個方面的專業分享，特別是剛剛參加完外部課程或研討會之後。

 

3）組會可以作為小論壇，對初級員工傳經送寶，回顧工作任務，給出反饋意見，給團隊補充職業自豪感，幫助他們感受到自己是重要團隊的一分子。

 

4）可以邀請客戶、其他團隊的領導，甚至是外部專家來告訴團隊自己目前進行的工作。

 

5）可以一起開展一些聯合項目，特別是那些可以幫助團隊增強對客戶的吸引力或幫助每個成員更為熟練地推廣業務的聯合項目。

 

雖未窮盡所有可能，但如果你按照這5個方面開始行動，將發現根本上只有兩種類型的會議：

 

一種是花時間分享信息和獲取知識（知識分享會）

另一種是協作完成彼此都重要的工作項目（行動計劃會）

02 清晰會議流程

 

團隊需要（集體）找出組會的幾個流程要素並達成共識：

 

1）我們是否希望定期開會？

2）團隊每個成員應當意識到讓組會值得自己投入大量時間的具體益處有哪些。

3）我們怎麼才能夠通過分享信息，提升集體智慧，參與聯合行動計劃，來更好地服務客戶？

團隊應當記錄每個成員期望從組會中獲得什麼具體成果，定期審議每個成員是否獲得自己期望的益處， 如果沒有，調整會議形式或會議內容，讓會議更有價值。

 

提前確定好計劃，這樣所有人都可以預留時間。

 

此外，團隊應當建立所有成員必須服從的會議安排：

 

1）所有人都參加會議。

2）準時開會，全員到齊。

3）開會前幾天提前提交書面報告。

4）堅持之前承諾實施的某項行動。

在團隊決定了它可接受的行動指南後，團隊領導應當將會議安排以書面形式發給所有成員，並在部分會議結束時評估會議是否讓所有成員滿意。

 

 

03 知識分享會：明確討論方向

 

知識分享會最為重要的是鼓勵實質性學習和技能培養， 具體可以是回顧在服務客戶、處理客戶問題，或者研究團隊工作新問題的過程中，出現的教訓或新進展。

 

但大多時候團隊領導的開場白都是：“告訴我們你最近乾了什麼。”

 

這個提問沒有給出團隊討論的明確方向，經常讓個別成員長篇大論地說整個團隊興趣寥寥的話題，有些人要么安靜地離開房間，要么跟周圍的人竊竊私語，說自己感興趣的話題。

 

提問更好的選擇可以是：“過去一個月你學到了哪些寶貴的東西可以跟我們分享？”

 

這樣就能有效利用之後的時間，每個成員輪流介紹自己新獲得的知識。

 

此外，好的團隊還會錄下每次的分享存檔，留下所有的智力成果。

04 行動計劃會：遵循八個獨立原則

 

這八項原則放在一起，可以讓行動計劃會議更有實效。

 

1.設定單一關注點

 

你必須有足夠多的事項激發團隊來年奮鬥！但每次會議議題都要集中在單一的團隊行動計劃事項上。

 

2.“頭腦風暴”工作思路

 

為了引導出成員個人的想法，你可以每次拿出40分鐘進行頭腦風暴。

 

當然了，員工天然就喜歡進行超長的討論，所以你最好能要求團隊遵守幾條基本紀律。

 

頭腦風暴活動可接受的基本紀律，基本上圍繞以下幾條：

 

 

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